「あの現場、いつ行く約束だったか」。元請や顧客とのLINEをさかのぼり、トークの奥から日程を探す。受けた依頼を台帳に打ち直し、写真は別フォルダへ。設備や工事の個人事業主なら、この二度手間に覚えがあるはずです。
ある設備メンテナンス会社（以下A社）は、LINEで届く依頼の案件登録を1件15分から0分にしました。月に登録する案件は63件。LINEの使い方は今までどおり、台帳づくりだけを自動にした結果です。
この記事では、次の3点をお伝えします。
- ✓なぜLINEだけの案件管理は限界が来るのか
- ✓LINEはそのまま、案件管理だけ自動化する仕組み（15分→0分）
- ✓抜け漏れを止める、案件の受け方3ルール
なぜLINEだけの案件管理は限界が来るのか
LINEは依頼を受けるには手軽ですが、案件を管理する道具ではありません。依頼内容も、現場写真も、日程の相談も、すべてトークの中を流れていきます。後から「どの現場の話だったか」を探すだけで時間が溶けます。
さらに、受けた依頼は結局どこかの台帳に手で打ち直すことになります。A社の場合、この案件登録が1件あたり約15分。月に63件で月16時間。打ち直しを後回しにすれば、今度は抜け漏れのリスクが残ります。
依頼内容をトークから拾う
現場名・住所・日程を台帳へ入力
写真を別フォルダへ保存
進捗ステータスを更新
1件 約15分 × 月63件 ＝ 約16時間（しかも抜け漏れのリスクつき）
LINEはそのまま、案件管理だけ自動化する
A社が選んだのは、LINEをやめることではありません。LINEは入口のまま、その先の台帳づくりを自動にしました。LINEに届いた依頼をAIが読み取り、現場名・日程・内容を案件管理ツールへ自動で登録します。写真も案件にひも付くので、後から探す手間がなくなりました。結果、案件登録は1件15分が0分です。
これまで（1件15分）
- 1.LINEに依頼が届く
- 2.内容を読んで台帳に手入力
- 3.写真を別フォルダへ保存
- 4.あとで「あの件どこ？」と探す
これから（1件0分）
- 1.LINEに依頼が届く（いつもどおり）
- 2.AIが内容を拾って案件管理ツールへ自動登録
- 3.写真も案件にひも付けて保存
- 4.一覧で進捗が見える（探さない）
15分 → 0分
依頼を受けるたびに台帳が勝手に埋まるので、月63件でも抜け漏れが起きにくくなります。一覧を開けば、どの現場がどこまで進んでいるかが一目で分かる。「探す」も「打ち直す」も消えます。
いま、何件の案件がLINEの中に埋もれていますか？
月の依頼件数から、空く時間と抜け漏れリスクの概算をお出しします。
「専用アプリに乗り換える」より「LINEを活かす」が続く理由
案件管理アプリは数多くあります。ただ、現場の職人に新しいアプリを覚えてもらうのは簡単ではありません。顧客や元請に「これからは別のアプリで」とお願いするのも、現実的ではない。だから多くの個人事業主は、結局LINEに戻ります。
LINEを入口のまま活かし、裏側だけ自動で台帳化する。これなら現場も相手も今までどおりで、自分の手間だけが減ります。覚え直しがいらないことが、続けられる一番の理由です。
抜け漏れを止める、案件の受け方3ルール
自動で台帳化するときも、受け方を少し揃えるだけで精度が上がります。
- ・1つの現場につき1つのトークでやりとりする（依頼が混ざらない）
- ・日程と住所は、決まった聞き方で最初に確定させる
- ・「受けた」と思った瞬間に台帳化は自動に任せる（後回しにしない）
この3つを守るだけで、LINEで受けた依頼がそのまま案件一覧に並びます。頭の中で覚えておく必要が、なくなります。
まとめ
- ✓A社はLINE案件の登録を1件15分→0分、月63件＝約16時間を削減
- ✓LINEはやめずに、台帳づくりだけを自動化する
- ✓受け方3ルールを揃えれば、依頼がそのまま案件一覧に並ぶ
案件管理だけでなく、見積やメールも含めて事務をまるごと外注した実例（月170時間）や、工事写真の報告書を「送るだけ」にした実例、工事見積をAIで1件40分→15分にした実例もあわせてご覧ください。
まずは月に何件くらいの依頼をLINEで受けているか教えてください。空く時間と、抜け漏れを止める進め方の概算をお出しします。