ビスの回し方も知らなかった私が、設備業の事務をAIでサポートするまで｜代表の歩み

いま私は、設備・メンテナンス業の会社を、AIと事務代行でサポートしています。 見積・メール・写真報告書・案件管理。 こうした事務をまるごと引き受け、現場の方が本業に戻れるようにしています。 でも最初は、ビスの回し方もランプ交換も知らないところからのスタートでした。

この記事は、ノウハウではなく私の歩みです。 同じように「事務に追われて本業に戻れない」会社の方に、少しでも重なる部分があればと思って書きました。

ビスの回し方も知らなかった、ゼロからのスタート

新卒から、業種の違う会社を4社渡り歩きました。 4社目がビルメンテナンス会社で、ここで15年を過ごすことになります。

入った時点で、設備の経験はゼロ。 ビスの回し方も知らない。 ランプ交換もできない。 ニッパーとラジオペンチの違いもわからない。 現場ではなかなか貢献できず、本社スタッフへ移りました。

いちばん苦しかったのは「伝わらなさ」

本社に移っても、事務はほぼ未経験でした。 エクセルもデスクワークも、ゼロから始めました。

つらかったのは作業よりも、知識が足りずにうまく話せないことでした。 協力会社さんとうまく話せない。 顧客や営業担当にもうまく説明できない。 毎日8時から22時まで働いても、仕事は終わりませんでした。

転機は「聞く」ことと「テンプレートをつくる」こと

原因は、わからないまま、なんとなくで話していたことでした。 そこから、わからないことは丁寧に聞くと決めました。 現場経験が活きてきて、やりとりが少しずつ変わっていきました。

次に始めたのが、テンプレート（型）づくりです。 見積書には型がある。 電気工事、空調工事、水道工事、簡易修繕。 数は多いけれど、フォーマットをひとつずつ作りました。

テンプレートができると、作業が速くなるだけでなく、金額感が揃い、金額の正当性にもつながりました。 同じようにメール、写真報告書、案件管理のフォーマットも作っていきました。 作るほど、仕事は正確に、速くなりました。

1日300〜500件を、終わらせた

テンプレート化を評価されたのか、元設備経験者の事務業務を未経験の事務スタッフへ移すプロジェクトのメンバーに選ばれました。 作業単位の業務量や人員換算など、設計の部分を任されました。 メンバーは設備未経験だったので、誰でもわかるマニュアルを、ここでも地道に作りました。

当時、1日に処理するメールや書類は、300〜500件。 10人いても、知識も経験もないので終わりが見えない。 そんな日々が3ヶ月続きました。 それでも、地道なマニュアルと粘り強いレクチャーは続けました。

開始から3ヶ月と少し経ったある日の午後。 人を大きく増やすこともなく、300〜500件を処理しきることができました。 ここで、業務の設計から教育、運営までを一通り経験しました。

協力会社と、本音で話せるまで

その後、協力会社との関係構築を担当しました。 業務連絡で関わるのとは、まるで違う仕事です。 最初は「発注者側の担当」としか見られず、本音は語られませんでした。

それでも、直接会いに行くうちに、少しずつ本音を話してくれる人が増えました。 商談の場所を、自社の会議室から相手の事務所へ変えたことも大きかったと思います。 社長や経営層だけでなく、現場のスタッフとも話せるようになりました。

副業の回り道は、全部つながった

いつか自由になるための資金がほしくて、副業にも挑戦しました。 うまくいかなかったものばかりです。 でも、ひとつずつ何かが残りました。

• ・ブログ：半年書いて稼げず断念。ゼロから一を作る経験
• ・YouTube・動画編集：割に合わず断念。個人でのクライアントワーク
• ・せどり：月1万円まで。在庫のストレスで断念。コミュニティの使い方
• ・Web制作：半年学んで断念。プログラミングの超基礎
• ・Webデザイン：月5万円まで。体調を崩し、続けられないと痛感
• ・Webライティング：月1万円まで。書く熱が続かず断念

最後にたどり着いたのが、オンライン事務代行でした。 社会人経験も、副業で触れた雑多なスキルも、ここで全部活きました。 3ヶ月で月5万円、5ヶ月で月10万円。 辞める直前には、月15万円も見えていました。

何度も挫折して、そのたび這い上がった

会社員と同等に稼げる目処が立ち、フリーランスのオンライン事務代行に転身しました。 主な仕事は、組織の運営とスタッフ管理。 似た経験はあるし、難なくやれると思っていました。

現実は甘くありませんでした。 組織を左右する決断、人の未来を決める決断。 24時間動き続けるチャットの確認もこたえました。 100%どころか150%で動いても評価されず、報酬は3分の1に。 生活が立ち行かない危機に直面しました。

それでも、会社員時代のつながりが私を必要としてくれました。 その会社を支える中で、AIエージェント（Claude CodeやCodex）に出会いました。 自分の作業も事務代行も目に見えて速くなり、業務改善にもつなげられるようになりました。

いま、やっていること

現場の15年、副業の回り道、何度も挫折しては這い上がってきた経験、そしてAI。 そのすべてを束ねて、現場を知っている人間がAIで設備・メンテナンス業の事務をまるごとサポートしています。

まとめ

• ✓未経験ゼロから、聞くこととテンプレート化で事務を回せるようにした
• ✓1日300〜500件の処理を、未経験チームでも回る仕組みに変えた
• ✓現場経験・副業・挫折・AIを束ね、設備・メンテナンス業の事務をまるごとサポートしている

実際にどう事務を手放せるかは、事務を外注して月170時間を空けた実例や、人を雇わず外注で回した方法もあわせてご覧ください。

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