発注担当は見積書を受け取ると、総額より先に「この金額を社内で説明できるか」を見ています。
私は15年、発注・管理側で協力会社100社の見積を見てきました。稟議を通す担当者は、上司から聞かれそうな行を先に探します。単価が丸まっていないか。諸経費の根拠があるか。大きな一式が残っていないか。ここで説明が止まると、金額を比べる前に確認の電話やメールが始まります。
この記事では、次の3点をお伝えします。
- ✓発注担当が総額の前に見ている行
- ✓見積が社内決裁まで進む流れ
- ✓説明できる見積に変える3つのルール
総額を見る前に、説明できない行を探している
発注側は、見積の金額だけを見て決めているわけではありません。担当者には、上司や経理から「なぜこの金額なのか」と聞かれたときに答える役目があります。そのため、総額を見た直後に、内訳、数量と単価、条件の書き方を確認します。
金額が安くても、根拠が見えない見積は社内で止まります。反対に、少し高く見えても、何にいくらかかるかと追加になる条件が読める見積は、担当がそのまま説明できます。発注側にとって使いやすいのは、後から聞く必要がない見積です。
見積は、社内の説明を通ってから比べられる
協力会社には見えにくいですが、見積は受け取った瞬間に発注が決まるわけではありません。担当者が中身を読み、社内で説明し、決裁に回して初めて比較の土台に乗ります。
私が発注側にいたときも、明細がそろった見積は相談が早く進みました。一方で「工事一式」だけが大きく残る見積は、内容を確認する連絡から始まります。ここで数日空くと、急ぎの案件では別の会社へ相談が進むこともあります。
1
見積を受け取る
担当が内訳と条件を確認する
2
社内で説明する
上司から聞かれそうな行を先に確認する
3
決裁へ回す
説明できる状態なら、金額比較へ進める
金額だけではなく、その金額を説明できるかが、最初の関門です。
見積の書き方を整えると、値引きを避けるためだけでなく、担当者が社内で使いやすくなります。部材・作業・処分・諸経費の分け方は、発注側で手が止まらない工事見積の書き方でも詳しく書いています。
直近の見積を1本だけ開いてください。
その行だけで、部材・作業・条件を説明できるかを確認します。
価格勝負に入る前に、判断しやすい見積へ変える
まずは見積の項目を増やすことではありません。発注側が聞き返す行を減らすことです。過去の見積を流用するときも、前回の条件をそのまま残すのではなく、今回の現場で変わる箇所だけを確認します。
同じ書き方を繰り返せるようになると、作成も確認も短くなります。私が手伝っている設備メンテナンス会社では、過去見積と単価の型を使い、見積書の作成を1件20分から8分にしています。急いで作るためではなく、毎回判断する場所を減らした結果です。
金額違いや単価の転記ミスが多い場合は、書き方と同時に確認の順番も固定します。見積ミスを確認リストと単価マスタで止める方法もご覧ください。
まとめ
- ✓発注担当は総額の前に、社内で説明できない行を探している
- ✓見積は担当者の確認と社内説明を通ってから、金額比較へ進む
- ✓内訳、根拠、条件を行に残せば、聞き返しと決裁の停滞を減らせる
見積は金額を伝える紙ではなく、発注担当が社内で判断を進めるための材料です。説明できる行がそろうだけで、価格だけでは決まらない場面でも選ばれやすくなります。